Mails in einem Homepage-Postfach (Business Mail) automatisch nach x Tagen löschen lassen von Outlook oder anderem Mailprogramm funktioniert nicht
6 years ago
Ich verwende Outlook 2013 und einen lokalen Mailserver (Jana). Außerdem habe ich eine eigene Domain bei der Telekom gehostet und dort diverse Postfächer angelegt. Zudem habe ich noch einige FreeMail-Accounts.
Bisher wurden die Mails vom lokalen Mailserver (Jana) versendet (securesmtp.t-online.de) und abgeholt (securepop.t-online.de) und bei Abholung sofort auf dem Server gelöscht. (An meinen Jana-Server sende ich die Mails via Outlook bzw. hole sie dort auch so ab). Soweit hat das jahrelang sehr gut funktioniert.
Nun will ich mein iPhone SE besser in diesen Prozess einbinden. Ich würde gerne die eingegangenen Mails der letzten X Tage auch auf dem iPhone sehen - danach können sie dort gelöscht / nicht mehr gesynct werden.
Da ich a) nicht auf den Jana-Server verzichten, b) kein IMAP-Konto einrichten und c) Fehlfunktionen aus dem Weg gehen will (siehe unten), habe ich folgendes konfiguriert:
1) Der Jana -Server holt die Mails wie bisher ab (POP), allerdings sollen diese nicht sofort, sondern erst nach X Tagen gelöscht werden (analog der von OL bekannten Einstellung).
2) Auf dem iPhone habe ich mich auf 1 Mail-Konto beschränkt, in dem ich andere wichtige Konten (zurzeit nur 1 weiteres) zum Haupt-Postfach umleiten lasse - jedes weitere Konto brachte Probleme...
3) Dieses nunmehr einzige Konto hatte ich zunächst sauber gelöscht und dann neu angelegt - und zwar als Exchange mit dem Server activesync.t-online.de. Das hat u.a. den Vorteil, dass aufgrund der Push-Technologie die auf dem Server eingehenden Mails wirklich sehr schnell auf dem Handy sind. Und: Es wird auf diversen Telekom-Hilfeseiten aufgeführt als Einstellungsmöglichkeit für mobile Endgeräte. (Mit PC-Programmen wie Outlook funktioniert activesync meines Wissens ja nur mit MS Exchange oder OL 365, aber nicht mit lizensierten Exchange Servern wie bei T-Online/Telekom).
(Andere Konfigurationen wie z.B. am iPhone den Account als Pop - oder IMAP einzurichten, mehrere Accounts mit activesync einzurichten etc. verursachten massive Probleme im Zusammenspiel wie Zugriffskonflikte mit entsprechend hunderten von Fehlermeldungen, Verrücktspielen des iPhones, das ständig - also pausenlos - Mail-Eingänge signalisierte, deren Anzahl sekündlich wechselnd anders angezeigt wurden, etc. Auch das Weglassen des Jana-Servers und dafür Abholen/Senden der Mails direkt aus Outlook führte nicht zum gewünschten Erfolg. Und last but not least: Auch das temporäre Löschen des Accounts auf dem iPhone ändert nichts daran, dass die Mails nicht nach x Tagen gelöscht werden...).
Problem: Die Mails werden, trotz entsprechender Einstellung in OL oder anderen lokalen Mailprogrammen, nicht nach X Tagen vom Server gelöscht!
Auf dem iPhone lässt sich das relativ leicht handeln, indem man dort den Sync-Zeitraum einstellen kann - das funktioniert auch, es werden also nur die Mails des entsprechend konfigurierten Zeitraums gesynct/angezeigt.
Wenn ich aber in Business Webmail nachsehe, dann bleiben die Mails dort stehen! D.h., ich müsste, wenn das Postfach nicht irgendwann mal überlaufen soll, diese dort regelmäßig manuell löschen. Außerdem wird mir die Möglichkeit genommen, über meine lokalen Server- (oder auch Outlook-) Einstellungen tagesgenau zu bestimmen, was auf dem iPhone landen soll.
Fragen:
a) Warum wirken die Einstellungen lokaler Mail-Programme nicht auf den Server ("Löschen nach x Tagen"), sondern nur die Einstellung "Löschen sofort bei Abholung"?
b) Warum gibt es keine Möglichkeit, einen Löschzeitraum wenigstens in Business Webmail oder dem Homepage Center einzurichten??
Selbst für kostenlose t-online.de-Mail-Accounts gibt es diese Möglichkeit! Da sei einem schon mal die Frage erlaubt, was das soll...
b) Gibt es eine Lösung?
Vielen Dank für jeden konstruktiven Beitrag!
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6 years ago
willkommen in unserer Community. Ein Löschzeitraum oder die Einstellungen, dass E-Mails nach x Tagen gelöscht werden, gibt es im Business Webmail leider nicht. Warum das so ist, kann ich ad hoc nicht sagen, aber ich habe in dem Zusammenhang mal eine Anfrage an die Kollegen weitergeleitet. Vielleicht gibt es eine Erklärung dafür, ein Update für das Business Webmail liegt bereits etwas länger zurück.
Sobald ich Infos von den Kollegen bekomme, melde ich mich wieder hier.
Viele Grüße Nadine H.
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6 years ago
Hallo Nadine,
vielen Dank - ich dachte schon, keiner kümmert sich...
Ich will das nochmals präzisieren: Selbst wenn es keine Möglichkeit gäbe (meine Frage b), in Business Mail (also Zugriff über Browser) einen Löschzeitraum nach x Tagen zu definieren - was im Vergleich zu kostenlosen t-online-Konten wie gesagt traurig wäre -, so müsste das doch von einem lokalen Mailprogramm (wie Outlook) aus möglich sein (siehe Screenshot), das war meine Frage a) und die interessiert am meisten.
Hier funktioniert aber nur entweder "Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen" (für immer, weil die Angabe der Tage keine Wirkung zeigt) oder man macht diese Einstellung nicht und damit werden die abgeholten Mails sofort vom Server gelöscht.
Danke & Gruß
Answer
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6 years ago
Hm, hat wohl nicht geklappt mit dem Screenshot, daher jetzt nochmal als Anhang.
Outlook 2013 erweiterte E-Mail-Einstellungen.JPG
Unlogged in user
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6 years ago
ich übernehme an dieser Stelle einmal für @Nadine H., denn es liegt bereits eine Rückmeldung zu ihrer Anfrage vor.
Zu Frage b) Es gibt hier tatsächlich keine Einstellungsmöglichkeit, ein Löschen von E-Mails nach einem bestimmten Zeitraum in Business Webmail vorzunehmen. Wenn diese Funktion auf unseren Servern ausgeführt werden soll, wäre dies nur mit der Weiterleitung an ein t-online-Postfach möglich, da dort diese Einstellung gemacht werden können.
Zu Frage a) Grundsätzlich sollten Einstellungen lokaler Clients ("Löschen nach x Tagen") funktionieren. Wenn das nicht klappt, müsste man bei dem jeweiligen Client schauen. Man muss aber beachten, dass diese Einstellung nicht serverseitig ausgeführt wird. Das bedeutet, der eMail Client muss nach X Tagen auch auf den Server zugreifen, um diese Löschung durchzuführen.
Wenn Du die Mails per pop3 von unserem Server mit einem eigenen Mailserver abholst, sollte nicht noch einmal parallel mit einem anderen Client auf den gleichen Server zugegriffen werden. In dieser Konstellation wäre es sinnvoll, auch das iPhone die Mails von Deinem Mailserver (Jana) holen zu lassen.
Gruß,
Ingo F.
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6 years ago
Hallo Ingo,
vielen Dank für Deine Nachricht!
zu b)
Ich habe das genau umgekehrt gemacht, also das t-online-Konto auf auf meine Domain-Postfach umgeleitet. Grund: Mein Domain-Postfach hat 15 GB Speicher, mein t-online-Konto aber nur 1 GB...
zu a)
Das hatte ich wie folgt versucht:
1) Löschung des Accounts auf dem iPhone (damit nicht irgendetwas dazwischenfunkt).
2) Einstellung auf meinem Mail-Server "Löschung nach x Tagen" => Kein Erfolg, Mails werden auch nach X+y Tagen nicht gelöscht.
3) Deaktivieren meines Mailservers und Aktivierung der Mailabholung über Outlook direkt bei meinem Domain-Postfach mit "Vom Server nach X Tagen entfernen" (wie im Screenshot) => Kein Erfolg, Mails werden auch nach X+y Tagen nicht gelöscht.
Mit meinem iPhone möchte ich die Mails nicht von meinem Jana-Server holen, weil ich das erstens nicht mit Push machen kann und zweitens - und das ist das Entscheidende - der Server-PC ausgeschaltet werden soll, wenn ich das Haus verlasse (und damit würde der ganze Zweck der Sache ins Leere laufen).
Ich benutze den Jana-Server, weil er einige Features wie "Umleitung", etc. bietet, die man sonst nirgends findet.
Auch verstehe ich den Grund nicht, warum man nicht mit zwei Clients auf den selben Server zugreifen sollte. Das Web ist voll mit solchen Empfehlungen, wenn man die Einstellungen entsprechend kalibriert (Kopie der Mails auf dem Server belassen bzw. erst nach X Tagen löschen, damit sie der ander Client bis dahin auch im Zugriff hat).
Und wenn ich sowohl mit Outlook also auch mit dem iPhone vom Jana-Server abholen würde, warum setzt Du dann voraus, dass das funktioniert, was man bei Eurem Server nicht tun sollte...?
Alles in allem sind mir die Gründe, warum das eine oder andere nicht funktioniert immer noch nicht klar.
Und nebenbei gefragt: Es gab auch mal Zeiten, da war "Businesss Webmail" kein eigener Dienst, sondern es konnte alles im Email Center (oder wie immer es auch damals hieß) gehandhabt werden - wenn mans das überhaupt wollte. Warum wurde das getrennt? Und warum bekommen zahlende Domain-Kunden nicht die selben features wie diejenigen, die kostenlose t-online-Accounts nutzen?
Ich werde meinerseits nochmals Tests fahren, wie ich sie oben beschrieben habe (1 - 3). Ich mede mich dann wieder mit den Ergebnissen.
Danke und Gruß
Michael
Unlogged in user
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6 years ago
vielen Dank für Deine Rückmeldung.
Okay, das ist nachvollziehbar und da habe ich auch nicht wirklich drüber nachgedacht. 😕
Dann werde ich das noch einmal an die Kollegen zur genauen Prüfung weiterleiten.
Du kannst doch über das Homepagecenter (https://hpc.telekom.de, Login mit dem jeweiligen E-Mail Account) unter dem Punkt "Einrichten & Verwalten / E-Mail" für die genutzten E-Mailkonten die folgenden Einstellungen vornehmen:
Postfach-Einstellungen
- Abwesenheitsnotiz
- E-Mail-Weiterleitung
- E-Mail-Sammeldienst
- Filterregeln
Premium-Einstellungen
- SMS-Versand und -Empfang
- PC-Fax
- Spamschutz
- Virenschutz
Oder hattest Du mit "Umleitung etc." noch andere Features gemeint?
Gleichzeitig im Sinne vom im selben Moment. Wenn von zwei verschiednen Clients per POP gleichzeitig auf den Server zugegriffen wird, kommt es zu einem Fehler. Ob es auch zu einem Fehler kommt, wenn man per POP und IMAP zur selben Zeit auf den Server zugreift, kann ich jetzt nicht genau sagen.
Das war die Antwort von den Kollegen aus dem Ticket, welches Nadine eingestellt hatte. Ich weiß jetzt nicht, welche Art des Zugriffs er dabei im Kopf hatte.
Ich denke, damit sind die weitere oben bereits erwähnten Einstellungen gemeint oder?
Und ich werde es wie bereits oben geschrieben noch einmal als Ticket an die Kollegen geben, dass die Einstellung "Löschung nach x Tagen" nicht greift.
Gruß
Ingo F.
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from
6 years ago
Hallo Ingo,
vielen Dank für Deine Antworten !
Du kannst doch über das Homepagecenter (https://hpc.telekom.de, Login mit dem jeweiligen E-Mail Account) unter dem Punkt "Einrichten & Verwalten / E-Mail" für die genutzten E-Mailkonten die folgenden Einstellungen vornehmen: .....
Das (die E-Mail-Weiterleitung) habe ich jetzt - nach langer Zeit - mal wieder getestet - und für gut befunden!
Früher (schon seeehr lange her) wurden Mails so weitergeleitetet, dass der Empänger im Absender ("Von") die Mail-Adresse des weiterleitenden Accounts sah, nicht aber die des ursprünglichen Absenders. Der Jana-Server bot daher neben "Weiterleitung" auch das Feature "Umleitung", das genau das macht. Zumindest für dieses Feature bräucht ich Jana also nicht mehr...
Ich denke, damit sind die weitere oben bereits erwähnten Einstellungen gemeint oder?
Nein, sondern das Feature "Mails löschen nach X Tagen", das es bei den Domain-Accounts merkwürdiger Weise nicht gibt.
Wie gesagt, ich könnte drauf verzichten, wenn die Einstellungen hierzu, die man im Client-Mailprogramm vornimmt, funktionieren würden.
Meine nochmaligen Tests, die ich fahren will, werden noch ein paar Tage dauern (im Moment ist's auch wirklich zu heiß dafür...
).
Melde mich dann wieder.
Danke & Gruß
Michael
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from
6 years ago
Hallo Michael,
vielen Dank für die Rückmeldung.
Dass das "Löschen nach x-Tagen" nicht funktioniert, wird ja von unseren Kollegen noch überprüft, das kann auch noch ein paar Tage dauern, bis da eine Rückmeldung erfolgt.
Dann machen wir es so, @Nadine H. oder ich melden uns, wenn wir eine Rückmeldung von den Kollegen haben und Du meldest Dich, wenn Du Ergebnisse zu Deinen weiteren Tests hast.
Genieß das gute Wetter und noch ein schönes Wochenende!
Gruß,
Ingo F.
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6 years ago
@dino8811
Hallo Michael,
ich habe jetzt erneut eine Rückmeldung von den Kollegen bekommen.
Zugriff auf das Postfach mit mehreren Clients
Wenn mit mehreren Clients auf ein Postfach zugegriffen werden soll, sollte dies entweder mit allen Clients per IMAP erfolgen. Für den Fall, dass ein Client einen POP Zugriff benötigt, sollte kein anderer Client per POP zugreifen, da es im Falle eines parallelen Zugriffs per POP dazu kommt, dass der Zugriff auf das Postfach für mehrere Minuten gesperrt wird und dann eine Fehlermeldung zurückgegeben wird. Auch wenn der Zugriff per POP und IMAP auf das Postfach möglich ist, sollte davon abgesehen werden, da die Mail unterschiedlich markiert werden. Wurde eine Mail per IMAP gelesen, wird diese bei einem späteren Zugriff per POP wieder als ungelesen dargestellt.
Löschen von E-Mails nach X-Tagen
Die Funktion, Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu löschen, ist im POP3 Protokoll nicht vorgesehen. Es handelt sich bei dieser Funktion um eine generelle Client-Lösung.
Der Client verwaltet also intern, wann wurde eine E-Mail abgerufen und wann muss diese, im Bezug auf die Einstellung zur Löschung, gelöscht werden. Es kann von Client zu Client hier auch Unterschiede geben, ob der Zeitpunkt "löschen nach" vom Eingangszeitpunkt der E-Mail ausgeht oder von dem Zeitpunkt, zu dem die E-Mail vom Client abgeholt wurde.
Du hattest ja geschrieben, dass Du das löschen nach X-Tagen bereits mit Deinem Jana Server und Outlook getestet hast, über welchen Zeitraum hattest Du dies getestet? Und hast Du auch einmal getestet, ob es mit dem Jana Server funktioniert, wenn dieser nicht abgeschaltet wird?
Auch die Tatsache, dass Du erst mit dem Server per POP auf das Postfach zugegriffen hast und danach mit Outlook, kann diese Clientfunktion beeinträchtigt haben.
Am besten wäre es aber, das empfehlen die Kollegen und ist auch meine Meinung, dass alle Clients auf denselben Server zugreifen sollten, also entweder direkt auf das Postfach oder auf Deinen Jana Server. Nur so kann ein gleicher Stand in Bezug auf gelesene/ungelesene E-Mails garantiert werden. Auch ist dabei eine einheitliche Ordnerstruktur nutzbar.
Gruß,
Ingo F.
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6 years ago
Hallo Ingo,
vielen Dank für Deine Rückmeldung und die Deiner Kollegen!
Ich hatte die letzte Tage viel zu tun und konnte mich daher nicht um die Thematik kümmern - sorry.
Ich habe heute Testszenarien entworfen, die ich in den folgenden Tagen durchführen wollte.
Wie üblich habe ich zunächst über Business Webmail nachgesehen, ob die Mails nach wie vor nicht gelöscht werden.
Uns siehe da: Nun funktioniert es wie eingestellt!
(Momentan hole ich die Mails mit dem Jana-Server ab. Wollte aber auch nochmals Tests mit OL fahren).
Ich habe allerdings keine Ahnung warum... Und ich werde das natürlich in den nächsten Tagen weiter beobachten und dann nochmals ein Feedback geben.
Zu Deiner Frage: Ich hatte bei meinem Hauptaccount ursprünglich eingestellt, dass die Mails 31 Tage auf dem Server bleiben sollten. Für einen anderen Mail-Account hatte ich nur 1 Tag eingestellt zum Testen.
Bei beiden Accounts waren die Mails aber auch nach 40 und mehr Tagen noch vorhanden. Ich ging immer ans Ende des Maileingangs in Business Webmail und sah immer dieselben Mails (ich meine es war der 14.05.19), die eigentlich längst hätten weg sein müssen.
Zwischenzeitlich habe ich den Zeitraum bei meinem Hauptaccount auf 20 Tage eingestellt gehabt und das dann immer wieder kontrolliert. Aber sowohl die Mails, die mit der Einstellung 31 Tage abgeholt wurden, wie auch die mit 20 Tagen waren nach Ablauf dieser Zeiten nicht gelöscht worden. Am einfachsten war das natürlich mit dem anderen Account zu testen, bei dem nach 1 Tag gelöscht werden sollte. Beim Testen mit Outlook (mit diesem Account) hatte ich ebenfalls 1 Tag (dort heißt es "24 Stunden") eingestellt gehabt.
Außer dass ich nach einigen Tagen die Abholung wieder auf den Jana-Server umgestellt hatte, habe ich auch nichts mehr geändert - also auch während unserer gesamten Kommunikation lief alles mit diesen Einstellungen - die aber nicht griffen.
Jetzt sehe ich in Business Webmail, dass die ältesten Mails (beim Hauptaccount; 20 Tage eingestellt) dort vom 16.06.19 abends sind - so wie es sein soll.
Wäre schon spannend zu wissen, was da nun passiert ist...
Ich werde auch jetzt erst mal keine Änderungen an den Einstellungen vornehmen und nur nur beobachten. Werde nur ein paar Mails an den zweiten Account schicken, wo sonst nicht sehr vele Mails eingehen, um zu sehen was dort nach 1-2 Tagen passiert.
Werde mich dann ca. Mitte nächster Woche nochmals melden mit den neuesten Erkenntnissen.
Beste Grüße
Michael
Unlogged in user
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from
6 years ago
Hallo Michael,
vielen Dank für die Rückmeldung.
Warum das Löschen nach X-Tagen jetzt auf einmal doch funktioniert, kann ich nicht sagen. Wir können dies auch nicht prüfen, da es sich dabei, wie bereits beschrieben, um eine reine Clientfunktion handelt.
Ich bin gespannt, was Deine weiteren Tests ergeben, ich selbst bin in der nächsten Woche allerdings nicht da, sodass Du dann von meinen Kollegen weiter unterstützt wirst.
Gruß,
Ingo F.
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6 years ago
Hallo Telekom hilft Team,
hat etwas gedauert, aber jetzt kurz das Ergebnis:
Letzter Stand war: Die Mail-Accounts werden vom PC mit POP und auf dem iPhone wird der T-Online-Account mit Activesync, der Domain-Admin-Account mit IMAP abgerufen.
Beim weiteren Vorgehen ergaben sich folgende Probleme:
Die Suche nach dem Grund hat mich Tage gekostet – ohne Erfolg… Die Accounts waren weder umgeleitet, noch war ein Sammeldienst eingerichtet, noch waren sie als Unteraccounts des Admin-Accounts angelegt.
Erst als ich die zwei Accounts rigoros im HPC gelöscht und neu angelegt hatte, funktionierte der Mail-Empfang wie erwartet.
Muss mir auch mal jemand erklären, wie das sein kann…
Auch das funktioniert nicht! iPhone Mail meldet dann "Accountfehler. E-Mails können nicht empfangen werden. Die Verbindung mit dem Server ist fehlgeschlagen."
Ich habe dann versucht, den vorigen Zustand wieder herzustellen, also den T-Online-Account mit Activesync und den Domain-Admin-Account mit IMAP einzurichten (für diesen Schritt habe ich zunächst alle anderen Domain-Accounts vorrübergehend deaktiviert). Nun funktionierte das leider auch nicht mehr – iPhone Mail meldete unablässig "Accountfehler".
Auch das Löschen der beiden Accounts und Neuanlage, wechseln IMAP und Activesync für die beiden Accounts – nichts brachte ein Abstellen der Fehlermeldungen.
Zwischendurch schien es mal zu funktionieren, aber ein paar Minuten später kamen wieder die Fehlermeldungen.
Folglich musste ich in letzter Konsequenz alles Accounts auf dem iPhone mit IMAP einrichten…
Fazit: Der Mail-Empfang von T-Online- bzw. dort gehosteten Domain-Accounts via Activesync funktioniert einfach nicht!
Warum es eine Zeitlang zumindest mit einem Account geklappt hat und jetzt nicht mehr, bleibt ebenfalls ein Rätsel. Definitiv nicht funktioniert das Anlegen des T-Online-Accounts und des Domain-Admin-Accounts (oder gar noch weiterer Domain-Accounts) mit Activesync.
Die ist umso unverständlicher als die Telekom in den verschiedensten Informationsquellen den Server activesync.t-online.de als Möglichkeit bei der Einrichtung von Mail-Accounts auf mobilen Endgeräten anbietet.
Zum Beispiel hier:
https://homepagecenter.telekom.de/index.php?id=345
oder hier:
https://www.telekom.de/hilfe/downloads/exchange-ios.pdf
oder hier:
https://kommunikationsdienste.t-online.de/email/verschluesselung/pdf/SSL-Anleitung_iPhone.pdf
oder hier:
https://homepagecenter.telekom.de/index.php?id=573
um nur einige Beispiele zu nennen…
Wenn ich nun alles mit IMAP einrichten muss, verliere ich die Push-Funktion. D.h., ich kann Mails nur im (minimal) 15 Minuten-Takt synchronisieren lassen.
Meine Enttäuschung ist verständlicherweise groß – einmal ganz abgesehen von der verlorenen Zeit für all die Versuche und Tests über Wochen…
Bis jetzt habe ich auch noch keine klare Antwort darauf bekommen, warum es nicht funktioniert.
Das zumindest hätte ich ehrlich gesagt schon erwartet…
Gruß, Michael
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6 years ago
Hallo Michael,
ich habe deine Erfahrungen noch mal an die Kollegen weitergeleitet. Sobald ich eine Antwort habe, melde ich mich hier wieder.
Viele sonnige Grüße Nadine H.
Answer
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6 years ago
grundsätzlich ist es besser, wenn alle E-Mail-Postfächer mit IMAP oder activesync abgerufen werden und nicht noch ein POP3-Abruf dazwischen ist. Abgesehen davon habe ich die Rückmeldung bekommen, dass es aktuell keine Probleme bei der Nutzung von activesync mit iOS gibt. Daher gibt es keine konkrete "warum" Aussage, die Ursache muss woanders liegen.
Zu Punkt 1 kann ich im Nachhinein nicht mehr nachvollziehen, was der Grund der fehlgeleiteten E-Mails war. Wenn so etwas erneut auftaucht, dann melde dich bitte erneut, bevor die Postfächer oder E-Mail-Adressen neu eingerichtet werden. Dann haben wir eine Chance dies zu recherchieren.
Ich wünsche dir ein sonniges Wochenende.
Viele Grüße Nadine H.
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