@UliwHu IMAP konfiguriert man im Mailclient. In dem Programm kann jeder Nutzer die Haltezeit von Mails einstellen. Du machst im Betrieb mit Mail für die Firma offenbar mehrere Fehler. Egal welches Protokoll (IMAP, POP3) man nutzt, man sollte seine Mails immer auf separatem Datenträger sichern. Das Mindeste, was man bei IMAP tun kann, ist die Mails in Ordner des Mailclients zu kopieren, die nicht mit dem Server synchronisiert werden. Dann kann man bei Verlusten nämlich diese Mails wieder in die geleerten Ordner kopieren, der wird synchronisiert, fertig. Eine zusätzliche, regelmäßige Sicherung ist natürlich dennoch erforderlich.

In einer Firma würde ich niemals auf die vollständige Kontrolle von Mails verzichten. Das gelingt nicht, wenn man seinen Mailbetrieb vom fehlerfreien Betrieb des ISP  Servers abhängig macht. M. E. ist es daher sinnvoll die Mails mit einem eigenen, in der Firma platzierten Server abzuholen, dort zu sichern und die Mails dann an die Clients zuzustellen.