@peter.steigmann

mit deinen Login-Daten (inkl. Passwort) in deine Magentacloud sind viele Rechte verbunden, welche nicht in fremde Hände gelangen sollten (beispielsweise damit auch Zugang zu deinem Kundencenter ...  und deinen E-mails ...).

Es gibt aber eine Alternative:

Du kannst einzelne Dateien oder einzelne Ordner (inklusive Unterordnerinhalte darin) frei geben. Das ist so etwas wie Dateien bzw. Ordnerinhalte teilen.

Bei dieser Freigabe kannst du festlegen, ob sich die Leute mit dem Freigabezugang die Dateien nur ansehen dürfen (keine Schreibrechte) oder auch selbst dort Speicherungen etc vornehmen dürfen (mit Schreiberechten). Die Struktur können diejenigen aber trotz Schreiberechte derzeit nicht ändern, damit meine ich das Neuanlegen von Unterordnern oder das Löschen von Unterordnern. Also kann auch niemand versehentlich einen Unterordner löschen. Aber auch niemand dort einen neuen Unterordern einrichten, das kannst dann nur du.

Du kannst bei der Freigabe festlegen (oder nachträglich ändern), ob man nur den Freigabelink braucht, um hinein zu kommen, oder auch ein Passwort.

Es gibt aber keine personenbezogene Freigaben. Das heißt, für den Zugang zu einer Datei oder ein Ordner (und dessen Unterordnerinhalte) über die Freigabe gibt es nur dein einen Freigabelink und nur das eine Passwort (falls eines festgelegt wurde, geändert wurde etc).

Wenn man Personen nachträglich ausschließen möchte, muss man also das Passwort der Freigabe ändern und diejenigen über das neue Passwort informieren, welche weiterhin Zugang haben sollen. Dann kommen sie weiter rein, aber die so nicht informierten Personen nicht mehr.

Es bietet sich an, dass man eine extra Auflistung für den Fall hat, wer eine Freigabe gesendet bekommen hat. Das wird nämlich vom Programm selbst nicht gespeichert, was aber sowieso sinnlos wäre, da man einen Freigabelink nicht nur über die Magentacloud direkt versenden kann, sondern ihn kopieren und ihn per extra geschriebener Mail verteilen kann.

Ich ziehe es vor, Freigabenversendung mit einer eigenständigen Mail zu machen, welche ich selbst im E-Mail-Center entworfen habe.

Dadurch kann ich, wenn ich die so gesendeten Mails in einen extra Mailordner packe, gut den Überblick behalten, wer alles von mir so einen Freigabelink erhalten hat.

Und ich kann eine zweite (getrennte) Mail mit dem Passwort hinterher senden (oder es telefonisch weiter geben ohne, dass das Passwort in der Mail des Freigabe steht), was über das Mitteilungstool der Freigabemails der Magentacloud nicht der Fall ist. Passwörter werden bei Nutzung des MagentaFReigabeMaillTools mit der gleichen Mail versendet, mit der auch der Freigabelink versendet wird.