Trotz zunehmender Nutzung von Instant-Messaging-Diensten und sozialen Netzwerken scheint die Nutzung von E-Mails eher mehr denn weniger zu werden. Sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich. Umso wichtiger ist eine konsequente und sinnvolle Organisation, um nicht den Überblick zu verlieren. Zwei Dinge stehen dabei im Zentrum:

1. Ein konsequenter Workflow zur Bearbeitung von E-Mails
2. Davon abgeleitet eine vernünftige, schlanke Ordnerstruktur.

Weniger ist häufig mehr, insbesondere bei der Einrichtung einer praktikablen Ordnerstruktur – sei es im E-Mail-Center Ihres Anbieters oder in Ihrem E-Mail-Programm auf Ihrem Rechner, Tablet oder Smartphone. Wenn Sie mehrere Endgeräte zur Bearbeitung von E-Mails verwenden, bietet sich die Nutzung des IMAP-Protokolls an, werden Ihre E-Mails und die Ordnerstruktur auf allen Geräten stetig synchronisiert. Im Folgenden haben wir einige Tipps zur Organisation Ihres Workflows und Ihrer Ordnerstruktur zusammengestellt:

• Der vielleicht wichtigste Tipp: SPAM, unerwünschte, uninteressante, gelesene (aber nicht archivierenswerte) E-Mails sollten schnellstmöglich gelöscht werden.
• Melden Sie sich konsequent von Newslettern und automatisch versandten E-Mails ab, die Sie irgendwann mal abonniert haben, aber nie lesen. Nutzen Sie dafür die Unsubscribe-Option des betr. Newsletters.
• Reagieren Sie nicht ständig auf den Warnton einer eingehenden E-Mail, sondern legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie E-Mails abrufen und bearbeiten. So können Sie sich besser auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren und werden nicht ständig unterbrochen.
• Verwenden Sie Ihren Posteingang nicht als Archiv oder Ordner, sondern als Ablage und Durchgangsstation. Ist eine E-Mail bearbeitet bzw. die darin enthaltene Aufgabe erledigt, wird sie entweder gelöscht, oder, in den entsprechenden Ordner zur mittelfristigen Archivierung verschoben.
• Richten Sie nur Ordner und Unterordner ein, die Sie wirklich benötigen. Mehr als 2-3 Ebenen sind nur in Ausnahmefällen nötig und führen zu Unübersichtlichkeit.
• Definieren Sie Filter-Regeln. So landen E-Mails, die nicht (sofort) bearbeitet werden müssen, in dem dafür definierten Ordner. Einmal pro Tag oder Woche (je nach Art) widmen Sie sich in Ruhe dem Ordner.
• Nutzen Sie die Möglichkeit zur farbigen Markierung Ihrer E-Mails (Rot für „Bearbeiten“, Blau für „Erwarte Antwort“, Gelb für „Wiedervorlage“ usw.). Bitte beachten Sie: Kategorien werden vom IMAP-Protokoll nicht unterstützt.
• Nutzen Sie die Auto-Archivierung Ihres E-Mail-Programms. E-Mails, die ein bestimmtes „Alter“ erreicht haben (das sie definieren), werden automatisch archiviert.