Eine E-Mail im Postfach fehlt? Der Posteingang ist vollkommen leer? Wie kann das sein? Und bekommt man seine E-Mails wieder?

Wiederherstellung von E-Mails

Es ist der Telekom nicht möglich E-Mails wieder herzustellen. Zwar werden alle Postfächer redundant gespeichert, um bei einem eventuellen Hardwaredefekt sicherzustellen, das die Inhalte nicht verloren gehen. Es gibt aber kein Backup der E-Mails außerhalb des Postfaches, auf das hier zurückgegriffen werden kann.

Wartungsarbeiten

Täglich gehen Millionen E-Mails in die Postfächer unserer Kunden ein. Die E-Mails werden verschoben oder gelöscht. Die Belastung für die Hardware ist sehr groß. Daher muss die Hardware regelmäßig getauscht werden. Während eines Hardwaretausches kann es vorkommen das kurzzeitig keine E-Mails, nur alte E-Mails oder nur neue E-Mails zu sehen sind. Wir reden hier aber wirklich nur von wenigen Minuten. Nach spätestens einer Stunde sollte keine Auswirkung einer solchen Wartungsarbeit mehr zu spüren sein.

Warum verschwinden E-Mails?

Die Telekom betreibt seinen E-Mail-Service bereits seit den 1990er Jahren. Das System ist so ausgereift, das Sichergestellt ist das es nicht zu systembedingten Löschungen von E-Mail kommt. E-Mails werden immer durch eine Aktion eines Clients gelöscht. Es wird also vom E-Mail Center, der Telekom Mail App oder einem beliebigen E-Mail-Programm der Befehl zum Löschen von Mails an den E-Mail-Server übermittelt.

Über welche Fallstricke man hier stolpern kann, wird mit den folgenden Punkten erläutert:

Speicherdauer

In den Einstellungen (Zahnrad anklicken / Alle Einstellungen anzeigen / Speicher / Speicherdauer) des E-Mail Centers, lässt sich konfigurieren wie lange E-Mails im jeweiligen Ordner gespeichert werden. Folgende Optionen stehen hier zur Auswahl:

• nie löschen
• nach 3 Tagen
• nach 14 Tagen
• nach 30 Tagen
• nach 90 Tagen

Der Wert bezieht sich auf den Empfang einer Nachricht. 

Beispiel:

Einstellung - E-Mails im Papierkorb haben eine Speicherdauer von 3 Tagen. Es wird eine E-Mail in den Papierkorb verschoben, die gestern empfangen wurde. Die wird dann übermorgen aus dem Papierkorb gelöscht. Es wird eine E-Mail in den Papierkorb verschoben, die vor einer Woche empfangen wurde. Diese wird im Laufe des Tages gelöscht.

Wird die Speicherdauer für einen Ordner geändert, werden die E-Mails nicht sofort gelöscht. Ein Service prüft regelmäßig die Postfächer und löscht dann E-Mails entsprechend der eingestellten Regel. Ein falscher Klick führt daher nicht sofort zum Mailverlust.

Papierkorb

Wenn E-Mails im E-Mail Center oder in der Telekom Mail App gelöscht werden, wandern diese automatisch in den Papierkorb. Von hier können die Nachrichten noch gerettet werden. Die Mails aus dem Papierkorb werden in der Regel nach 90 Tagen (siehe Speicherdauer) gelöscht. Mails, die nicht mehr im Papierkorb sind, können nicht wiederhergestellt werden.

Auch, wenn die E-Mails per IMAP in einem Programm wie Thunderbird oder Outlook abgerufen werden, landen die E-Mails, die dort gelöscht werden im Papierkorb. Allerdings kann in einem E-Mail-Programm konfiguriert werden, ob das so sein soll. Dort kann man auch einstellen, dass die E-Mails sofort gelöscht werden sollen.

Löschfunktionen im E-Mail Center

Neben dem Papierkorb-Symbol in einer E-Mail, können auch große Mengen an Mails gelöscht werden, in dem man auf das Zahnrad hinter dem Ordnernamen klickt und dort "Ordner leeren" auswählt. Alle Mails des Ordners werden dann in den Papierkorb verschoben und dort ggf. entsprechend der Speicherdauer behandelt.

Auch wenn ein Ordner vollständig gelöscht wird, werden die E-Mails in den Papierkorb verschoben.

Ausnahme Spam: Wird der Spam Ordner geleert, sind die E-Mails sofort endgültig gelöscht.

Zu guter Letzt besteht die Möglichkeit, dass sich Dritte Zugriff auf das E-Mail-Postfach verschafft haben. Professionelle Hacker würden keine E-Mails löschen, um nicht aufzufallen, aber auch Hacker sind nur Menschen. Oder hat sich jemand aus dem direkten Umfeld Zugriff verschafft?

Hilfreich ist dann die Mehr-Faktor-Authentifizierung für das E-Mail-Konto zu aktivieren. Diese zusätzliche Sicherheitsmaßnahme kann dazu beitragen, unerlaubten Zugriff auf das E-Mail-Konto zu verhindern.

Wenn alle anderen Gründe aus dem Weg geräumt sind, dann bleibt nur diese letzte Option. In dem Fall empfiehlt es sich, die Endgeräte auf Schadsoftware zu prüfen und alle relevanten Passwörter zu ändern.

Tipp: Wenn nur das E-Mail Center oder die Telekom Mail App für den Abruf der E-Mails verwendet wird, wird das E-Mail Passwort nicht benötigt und kann in den Telekom-Login Einstellungen entfernt werden.